Zdarzyło Ci się kiedyś, że nie otrzymałeś przelewu za fakturę od zamkniętej transakcji, tylko dlatego, że księgowości kontrahenta nie odpowiadało jedno słowo na fakturze?
Komunikacja wewnątrz firmy, a także pomiędzy firmami jest jednym z kluczowych aspektów, który może zablokować Twoją dogadaną transakcję. Stojąc na szczycie Twojego biznesu nie zajmujesz się szczegółami – masz od tego ludzi, którym zaufałeś i którym po prostu za to płacisz. Nie można jednak stracić z oczu, że transakcja, która dla Ciebie jest zamknięta, musi jeszcze zostać prawidłowo i pozytywnie przeprowadzona. Na tym etapie może się zdarzyć wiele problemów i wszystko możesz zablokować się na jednym detalu. Przykładowo nie możesz otrzymać płatności za określony towar, bo księgowość Twojego kontrahenta inaczej podchodzi do obliczania stawki VAT niż Twoja księgowość i nie przyjmuje faktury, którą wystawiłeś, a płatność jest uzależniona od wystawienia „prawidłowej” faktury.
Co z tego, że Twój dział księgowości może mieć rację, skoro przed Tobą kilka lat procesu o zapłątę, a Twój kontrahent Cię nie rozumie, bo przecież ufa swojej księgowości, awraz z narastającym sporem o stawkę VAT, rozpoczyna się antagonizowanie dwóch firm przed sądem, prawnikami i innymi uczestnikami rynku. No i nie masz zapłaty za towar. Czy można było tego uniknąć? Jednym z podstawowych metod optymalizacji procesów jest wizualizacja jego przebiegu i szukanie ewentualnych problemów, które mogą w nim powstać. Wcześniej różne działy mogły przewidzieć ten problem. O ile dobrze zainwestował w swój kapitał ludzki, mogło to zaprocentować i uchronić Cię przed problemem. Prawnik mógł usunąć słowo „prawidłowo” wystawiona faktura z umowy zastępując je po prostu słowem „wystawiona faktura”. Twoja księgowość mogła przeprowadzić rozmowy z księgowość kontrahenta przed podpisaniem umowy, a Twój doradca podatkowy mógł Cię ostrzec o rozbieżnościach interpretacyjnych tej transakcji w zakresie VAT. Znając problem mogłeś się zabezpieczyć co do płatności, omówić go z kontrahentem albo zrezygnować z transakcji, ale to były Twój wybór. Czasem jednak nawet świetna, kadra, metody zarzadzania i antycypacja przeszkód nie uchronią Cię przed niepowodzeniem – może z tego powodu, że pewnych rzeczy uczymy się tylko ponosząc porażkę.